Com a aceleração digital, mudanças econômicas e sociais, como fica o cenário da gestão condominial para síndicos profissionais e administradoras? 

Certamente, podemos assumir que surgirão desafios do pequeno ao grande condomínio em relação à gestão financeira e administrativa.

Sendo assim, para conseguir lidar com essa atividade e as mudanças pelas quais ela pode passar, os síndicos profissionais e administradoras devem estar por dentro das novidades do setor. 

O mercado condominial está sempre apresentando novas tecnologias para facilitar a realização de diversas atividades. 

Neste post, você vai entender melhor sobre gestão condominial e o que podemos esperar para o futuro da área. Acompanhe a leitura!

Quais são os tipos de síndicos?

Muitas pessoas ainda associam a figura do síndico a um morador que mora no mesmo condomínio que administra. Essa ainda é uma realidade comum no Brasil, mas vem mudando ao longo dos últimos anos.

Segundo o Censo da SíndicoNet, por exemplo, o percentual de condomínios que optam por síndicos profissionais passou de 6% em 2013 para 18% em 2021.  

As administradoras ocupam a quinta posição, com 10,8% de representatividade entre os 5 mil entrevistados entre março e abril de 2021. 

Alguns anos depois, o crescimento segue ocorrendo e a Associação das Administradoras de Bens Imóveis e de Condomínios de São Paulo (Aabic) tem uma projeção de 25% a 30% de aumento na quantidade de postos de trabalho para síndicos profissionais nos próximos anos.

De todo modo, é importante ter em mente que os síndicos são pessoas que se tornam especialistas pela experiência e por buscar conhecimento sobre o mercado.

Afinal, a gestão condominial não é uma tarefa fácil, já que essa missão exige muito “jogo de cintura” e organização.

Por esse motivo, para além do tradicional síndico morador, outras duas alternativas têm se tornado cada vez mais comuns. Confira:

Síndico profissional

O foco do síndico profissional é justamente a gestão de condomínios, sendo uma pessoa capacitada para essa tarefa.

Ele pode, inclusive, atender mais de um local ao mesmo tempo e não precisa ser morador de nenhum. Esse profissional atua como autônomo ou por meio de uma empresa terceirizada.

Portanto, trata-se de um colaborador especializado em gerenciamento de condomínios que adquiriu experiência com diferentes tipos de clientes. Para ser um síndico profissional, é importante ter as seguintes habilidades técnicas:

• conhecimentos em gestão financeira e administração de condomínios,
• noção de legislação condominial,
• prática com gerenciamento de pessoas e resolução de conflitos. 

Administradoras de condomínios

A depender das necessidades e características do local, uma boa administradora de condomínios pode ser fundamental para auxiliar os síndicos nas responsabilidades com os moradores. 

Basicamente, as administradoras de condomínios são empresas de contabilidade que decidiram se especializar em um único nicho. 

Essa organização é responsável por várias vertentes, que vão além de atividades relacionadas ao setor contábil, podendo incluir a assessoria de:

• segurança,
• recursos humanos,
• escolha de fornecedores,
• compras,
• tarefas fiscais, previdenciárias e tributárias, entre outros.

Também podemos destacar os serviços que as administradoras oferecem diretamente para os moradores, como prestação de contas, acesso a atas, reserva de áreas comuns (como salão de festas), disponibilização de contratos e segunda via de boletos, etc.

De modo objetivo, quanto mais complexa é a gestão condominial, maior é a necessidade de pessoas mais capacitadas para fazer a administração. 

No caso de condomínios mistos, por exemplo, por terem espaço comercial e residencial num mesmo empreendimento, é fundamental que o síndico tome uma série de cuidados, um deles é em relação ao sistema de controle de acesso. 

Como fazer a gestão de um condomínio?

É muito importante que haja uma boa administração na gestão condominial, para garantir que os moradores tenham segurança, praticidade no dia a dia e consigam conviver com qualidade no ambiente. Mas como fazer uma gestão eficiente?

Vale lembrar que as atribuições do síndico estão descritas no Art. 1.348 do Código Civil. Embora a lei não consiga abordar todas as possibilidades e transformações recentes, ela e a convenção do condomínio são instrumentos indispensáveis para uma gestão assertiva. 

Para realizar a gestão contábil do condomínio, o síndico pode optar pela ajuda de uma administradora condominial, contratação de escritório de contabilidade ou pela adoção da chamada autogestão, na qual o colaborador ficará responsável também pela contabilidade do empreendimento. 

No entanto, para assumir essa função, é preciso compreender que, ao ocorrerem falhas administrativas, é o síndico que será responsabilizado. Inclusive, é possível que o profissional responda judicialmente pelo ocorrido.

E mais do que conhecimentos sobre leis, direitos e deveres, um síndico precisa se preparar ao máximo para lidar com pessoas. 

Sem sombra de dúvida, a tecnologia é uma aliada em cada etapa da gestão condominial e os condomínios inteligentes já são uma realidade.

Leia também: Qual é a responsabilidade do síndico em caso de incêndio?

Pilares da gestão de condomínios

A gestão condominial pode ser realizada apenas pelo síndico ou contar com a ajuda de um conselho, dependendo do tamanho do empreendimento. 

O importante é manter uma boa organização nas atividades para garantir que todos os pilares dessa tarefa recebam a devida atenção:

Cobrança

O controle sobre os pagamentos da taxa condominial e possíveis inadimplências também são atribuições da gestão. 

É importante seguir a legislação para realizar as cobranças, principalmente quando não há uma empresa terceirizada para prestar tal serviço. 

Os boletos devem ser gerados com o CNPJ e conta bancária do condomínio, os quais podem ser gerados pelo próprio banco ou softwares especializados. 

Nos casos de inadimplência, o profissional tem a possibilidade de entrar em contato direto com o morador, por correspondência ou telefone, por exemplo.

Leia também: Inadimplência em condomínio: o que fazer caso um condômino não pague a taxa mensal

Finanças

A principal tarefa após a coleta da taxa paga pelos moradores é o pagamento das contas do condomínio.

Se as despesas de um empreendimento não forem quitadas, certamente causará sérios problemas para os moradores e o próprio síndico. 

Sendo assim, liste todas as despesas, como conta de luz do condomínio, gás (caso seja encanado), água, colaboradores (porteiros, seguranças, zeladores, faxineiros, entre outros), manutenções, reformas, serviços terceirizados, etc.

Lembre-se de acompanhar com detalhes a movimentação bancária do condomínio. Isso significa que nada deve entrar ou sair sem o seu conhecimento. 

Afinal, a responsabilidade será do síndico caso seja constatado algum tipo de fraude, sendo passível de ressarcimento.

Obrigações fiscais

Estar em dia com as obrigações fiscais é um compromisso do síndico com o condomínio. 

Desse modo, o recolhimento de impostos deve estar incluso na rotina administrativa. Caso os pagamentos não sejam feitos nas datas corretas, o empreendimento pode pagar multas e juros. 

Ao fazer o recolhimento de impostos, considere ISS, COFINS, CSLL, FGTS, PIS, IRRF, INSS e Seguro Acidente de Trabalho. 

Saiba mais: Principais dúvidas sobre a contabilidade do condomínio

Comunicação

Mais do que cumprir suas responsabilidades, é importante manter uma comunicação aberta com os moradores do condomínio. 

Desse modo, garanta que todos tenham acesso às informações sobre pagamentos, atas, contratos, demonstrativos, entre outros, de forma facilitada. 

Para isso, você pode contar com um mural de informações, e-mail, grupo nas redes sociais, aplicativos de condomínio, etc. Além disso, moradores bem informados diminuem a frequência de solicitação de síndicos.

Segurança

A segurança dos moradores também deve estar nas prioridades da gestão condominial.

Por isso, o síndico deve investir em infraestrutura para reforçar a segurança como um todo, tanto das áreas comuns internas quanto nas áreas externas e arredores. As principais tecnologias que podem ser utilizadas são:

• cercas elétricas e sistemas de detecção de intrusão para evitar possíveis invasões,
• circuito fechado de TV (CFTV) para o monitoramento dos espaços,
• sistemas de controle de acesso e portaria remota, para acompanhar o fluxo de pessoas em áreas restritas do condomínio, bem como a entrada e saída de moradores no empreendimento.

Os colaboradores também precisam de treinamento adequado para manter a segurança condominial, aplicar com eficácia os procedimentos para proteger o local e conseguir utilizar as diferentes tecnologias. 

Características da gestão de condomínios

Os últimos anos trouxeram muitos avanços tecnológicos no setor de condomínios. 

Assim, com o avanço dos recursos disponíveis, os processos também começam a mudar, o que afeta a rotina da gestão como um todo.

A seguir, confira alguns avanços que vêm acontecendo nessa área:

Capacitação e profissionalização do síndico

A profissão de síndico ainda não é regulamentada, embora existam várias ações neste sentido. 

No entanto, para quem estiver interessado, há cursos específicos para a gestão de condomínios, justamente para poder atender especificidades da função, como o conhecimento da legislação. 

Cada vez mais, são exigidos conhecimentos de cunho administrativo, contábil e jurídico para cumprir essa tarefa de maneira segura e eficiente.

Afinal, o condomínio é como uma empresa, envolvendo as áreas de recursos humanos, segurança, comodidade e moradia. 

Sendo assim, deve contar com um gestor apto para o cargo. Nos recursos humanos, por exemplo, é preciso lidar diretamente com as pessoas que trabalham para o prédio, como porteiro, responsáveis pela limpeza, zeladoria, etc.

O mercado de condomínios e condôminos tem ficado cada vez mais exigentes em relação a esse profissional e também as administradoras. 

O síndico deve conseguir responder rapidamente situações que envolvam negligência, falta de segurança, situações de risco, prevenção de cenários críticos, como incêndios e alagamentos. E, quando fizer isso tudo, deve ser transparente com os moradores. 

Nisso, a previsão orçamentária é uma das habilidades que deve ser procurada por quem deseja se especializar e entregar bons resultados.

Gestão condominial digital

Os softwares dedicados às necessidades de um condomínio ganharam mais força com a pandemia e, hoje, são fundamentais para garantir uma boa gestão do empreendimento. 

De modo geral, a tecnologia oferece funções como organização de documentos, relatórios financeiros, controle de contabilidade, mensagens à portaria, registro de acessos às áreas, monitoramento 24h, entre outras. 

Quando integrado a aplicativos para smartphones, mantém uma comunicação eficiente com os condôminos, além de oferecer serviços essenciais para os moradores, como acesso a:

• segunda via de boleto, 
• atas, 
• contratos, 
• agendamento de mudanças, 
• reserva de áreas comuns, 
• enquetes,
• classificados,
• outras informações. 

Portaria remota (e autônoma)

O futuro promete que a portaria remota (e autônoma, quando gerenciada pelos próprios moradores) conquiste a maioria dos empreendimentos. 

A tecnologia aumenta a segurança e reduz custos operacionais de um condomínio, sendo  possível reduzir o número de colaboradores trabalhando simultaneamente para garantir a comodidade dos condôminos. 

Quais as previsões para a gestão de condomínios?

No caso de síndicos profissionais, quando os condôminos optam por terceirizar o serviço de síndico, a especialização pode ser um grande diferencial para contratação do profissional. 

Os contratantes analisam com cada vez mais cuidado a experiência do candidato antes de trazer um profissional para administrar o condomínio. 

Nesse caso, cabem referências, cursos, tempo de atuação, entre outros. Como é um setor em crescimento, o síndico deve se manter alerta para evoluir na mesma medida, usando a criatividade em suas ações e buscando auxílio de tecnologias da área.

A terceirização do síndico entra na lista de tendências que já estão em prática, sendo bastante procurada pela neutralidade que uma pessoa de fora oferece. 

Assim, podemos concluir que o futuro da gestão condominial ainda reserva diversas transformações no cotidiano de síndicos e moradores. 

Embora algumas medidas não sejam válidas para todo tipo de condomínio —  visto que é importante considerar a realidade e a necessidade de cada espaço — é quase impossível não encontrar alguma solução tecnológica que se encaixe exatamente no que você precisa. 

Conheça, a seguir, três movimentos que devem influenciar o futuro da gestão de condomínios. 

Assembleias e reuniões virtuais

O avanço dos meios digitais facilitou a troca de informação, principalmente para a realização de assembleias e reuniões a distância, o que se mostrou eficiente para resolver impasses com mais rapidez.

Durante a pandemia da Covid-19, a solução se consolidou por ajudar a manter o distanciamento social, mas acabou se tornando um recurso permanente em muitos condomínios. 

Condomínios sustentáveis

‍Com o aumento da conta de energia, a taxa condominial acaba sofrendo alterações, uma vez que a eletricidade consumida nas áreas comuns do empreendimento é paga pelos condôminos.

Sendo assim, a energia solar se torna uma solução para os empreendimentos que desejam reduzir o valor da conta de luz e fornecer energia renovável para as áreas comuns.

Entre as vantagens, também podemos destacar a valorização do imóvel, baixa necessidade de manutenção dos painéis fotovoltaicos, redução em quase 95% da conta de luz e satisfação dos moradores.

Condomínios compartilhados

Trata-se de um modelo sustentável, no qual os moradores têm acesso a áreas comuns compartilhadas, como lavanderia, coworking, hidromassagem, piscina, área de jogos, lounge de visitas, horta, guarda-entregas, bicicletário, academia, espaço gourmet e espaço de TV, por exemplo.

Esse tipo de empreendimento normalmente conta com apartamentos de até 30m², o que permite que os moradores consigam morar em áreas nobres e em grandes cidades, pagando bem menos.

Com todas as informações adquiridas ao longo desse conteúdo, podemos perceber que a gestão condominial é uma tarefa de grande responsabilidade e complexidade, sendo fundamental que os profissionais acompanhem as tendências do setor.

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