O setor condominial está em constante crescimento e também vem apresentando transformações. Com a aceleração digital, mudanças econômicas e sociais, como fica o cenário da gestão de condomínios para síndicos profissionais e administradoras? Certamente, surgirão desafios do pequeno ao grande condomínio em relação à gestão financeira e administrativa.

Sendo assim, para conseguir lidar com a gestão de condomínios, os síndicos profissionais e administradoras devem estar por dentro das novidades do setor. O mercado condominial está sempre apresentando novas tecnologias para facilitar a realização de diversas atividades. 

Neste post, você vai entender melhor sobre gestão de condomínios e o que podemos esperar para o futuro da área. Acompanhe a leitura!

Tipos de síndicos

O síndico morador, que é aquele que reside no mesmo condomínio que administra, ainda é maioria nos condomínios brasileiros. Contudo, segundo Censo da SíndicoNet, o percentual de condomínios que optam por síndicos profissionais passou  de 6% em 2013 para 18% em 2021.  As administradoras ocupam a quinta posição, com 10,8% de representatividade entre os 5 mil entrevistados entre março e abril de 2021. 

Além dos desafios que qualquer gestão de condomínio oferece, nos últimos anos, os síndicos estão se adaptando às mudanças impostas pela pandemia de Covid-19 e até mesmo aos tipos de condomínios em expansão — mistos e compartilhados — que implicam novas expertises de gestão. 

De todo modo, os síndicos são pessoas que se tornam especialistas pela experiência e por buscar conhecimento sobre o mercado condominial. Afinal, não é uma tarefa fácil fazer a gestão de um condomínio, a missão exige muito “jogo de cintura” e organização.

Quando ninguém do condomínio se coloca à disposição para o cargo de síndico ou se é de comum acordo a busca por alguém com mais tempo e capacitação para determinadas tarefas, surgem as figuras do síndico profissional e da administradora de condomínio. 

 Síndico profissional

O foco do síndico profissional é justamente a gestão de condomínios, ele estudou para tal. Ele pode, inclusive, atender mais  de um local ao mesmo tempo e não precisa ser morador de nenhum. Esse profissional atua como autônomo ou por meio de uma empresa terceirizada.

Portanto, trata-se de um colaborador especializado em gerenciamento de condomínios que adquiriu experiência com diferentes tipos de clientes. Para ser um síndico profissional é importante ter as seguintes habilidades técnicas:

• conhecimentos em gestão financeira e administração de condomínios;
• noção de legislação condominial;
• prática com gerenciamento de pessoas e resolução de conflitos. 

Administradoras de condomínios

A depender das necessidades e características do local, uma boa administradora de condomínios pode ser fundamental para auxiliar os síndicos nas responsabilidades com os moradores. 

Basicamente, as administradoras de condomínios são empresas de contabilidade que decidiram se especializar em um único nicho. Essa organização é responsável por várias vertentes, que vão além da visão contábil e oferecem assessoria de:

• segurança;
• recursos humanos;
• escolha de fornecedores;
• compras;
• tarefas fiscais, previdenciárias e tributárias, entre outros.

Também podemos destacar os serviços que as administradoras oferecem diretamente para os moradores, como prestação de contas, acesso a atas, reserva de áreas comuns (como salão de festas), disponibilização de contratos e segunda via de boletos, etc.

De modo objetivo, quanto mais complexa é a gestão de um condomínio, maior é a necessidade de pessoas mais capacitadas para fazer a administração. 

No caso de condomínios mistos, por exemplo, por terem espaço comercial e residencial num mesmo empreendimento, é fundamental que o síndico tome uma série de cuidados, um deles é em relação ao sistema de controle de acesso. 

Como fazer a gestão de um condomínio?

É muito importante que haja uma boa administração na gestão de condomínios, para garantir que os moradores tenham segurança, praticidade no dia a dia e consigam conviver com qualidade no ambiente. Mas como fazer uma gestão eficiente?

Vale lembrar que as atribuições do síndico estão descritas no Art. 1.348 do Código Civil. E embora a lei não consiga abordar todas as possibilidades e transformações recentes, junto com a convenção do condomínio, elas são instrumentos indispensáveis para uma gestão assertiva. 

Para realizar a gestão contábil do condomínio, o síndico pode optar pela ajuda de uma administradora condominial, contratação de escritório de contabilidade (previamente aprovada por assembléia) ou adotar a chamada autogestão, ou seja, o colaborador ficará responsável também pela contabilidade do empreendimento. 

No entanto, para assumir essa função, é preciso compreender que, ao ocorrerem falhas administrativas, é o síndico que será responsabilizado. Inclusive, é possível que o profissional responda judicialmente pelo ocorrido.

E mais do que conhecimentos sobre leis, direitos e deveres, um síndico precisa se preparar ao máximo para lidar com pessoas. 

Sem sombra de dúvida, a tecnologia é uma aliada em cada etapa da gestão condominial e os condomínios inteligentes já são uma realidade.

 

Pilares da gestão de condomínios

A gestão de condomínios pode ser realizada apenas pelo síndico ou contar com a ajuda de um conselho, dependendo do tamanho do empreendimento. O importante é manter uma organização nas atividades para não deixar nenhum dos pilares de lado. 

Cobrança

O controle sobre os pagamentos da taxa condominial e possíveis inadimplências também ficam por conta do síndico. É importante seguir a legislação para realizar as cobranças, principalmente se você não possui uma empresa terceirizada para prestar tal serviço. 

Os boletos devem ser gerados com o CNPJ e conta bancária do condomínio, os quais podem ser gerados pelo próprio banco ou softwares especializados. Nos casos de inadimplência, o profissional tem a possibilidade de entrar em contato direto com o morador, por correspondência ou telefone, por exemplo.

Leia também: Inadimplência em condomínio: o que fazer caso um condômino não pague a taxa mensal

Finanças

A principal tarefa após a coleta da taxa condominial são as contas a pagar. Se as despesas de um empreendimento não forem quitadas, certamente causará sérios problemas para os moradores e o próprio síndico. 

Sendo assim, liste todas as despesas, como conta de luz do condomínio, gás (caso seja encanado), água, colaboradores (porteiros, seguranças, zeladores, faxineiros, entre outros), manutenções, reformas, serviços terceirizados, etc.

Lembre-se de acompanhar com detalhes a movimentação bancária do condomínio. Isso significa que nada deve entrar ou sair sem o seu conhecimento. Afinal, a responsabilidade será do síndico caso seja constatado algum tipo de fraude, sendo passível de ressarcimento.

Obrigações fiscais

Estar em dia com as obrigações fiscais é um compromisso do síndico com o condomínio. Desse modo, o recolhimento de impostos deve estar incluso na rotina administrativa. Caso os pagamentos não sejam feitos nas datas corretas, o empreendimento pode pagar multas e juros. 

Ao fazer o recolhimento de impostos, considere ISS, COFINS, CSLL, FGTS, PIS, IRRF, INSS e Seguro Acidente de Trabalho. 

Saiba mais: Principais dúvidas sobre a contabilidade do condomínio

Comunicação

Mais do que cumprir suas responsabilidades, é importante manter uma comunicação aberta com os moradores do condomínio. Desse modo, garanta que todos tenham acesso às informações sobre pagamentos, atas, contratos, demonstrativos, entre outros, de forma facilitada. 

Para isso, você pode contar com um mural de informações, e-mail, grupo nas redes sociais, aplicativos de condomínio, etc. Além disso, moradores bem informados diminuem a frequência de solicitação de síndicos.

Segurança

A segurança dos moradores também deve estar nas prioridades da gestão de condomínios. Por isso, o síndico deve investir em infraestrutura para reforçar a segurança tanto das áreas comuns internas do empreendimento quanto nas áreas externas e arredores. As principais tecnologias que podem ser utilizadas, são:

• Cercas elétricas e sistemas de detecção de intrusão para evitar possíveis invasões;
• Circuito fechado de TV (CFTV) para o monitoramento dos espaços;
• Sistemas de controle de acesso e portaria remota para acompanhar o fluxo de pessoas em áreas restritas do condomínio e a entrada e saída de moradores no empreendimento, entre outros.

Os colaboradores também precisam de treinamento adequado para manter a segurança condominial, aplicar com eficácia os procedimentos para proteger o local e conseguir utilizar as diferentes tecnologias. 

Características da gestão de condomínios

Os últimos anos trouxeram muitos avanços tecnológicos no setor de condomínios. Além disso, as necessidades da sociedade mudaram: a pandemia de Covid-19 tornou os procedimentos de higienização e redução de contato físico fundamentais no dia a dia.

Também podemos listar mudanças na forma como realizar atividades comuns, como reunir família e amigos, receber deliverys e entregas, trabalhar, fazer compras e se comunicar. Certamente, todos os aspectos têm influência na gestão de condomínios. 

Leia também: Dicas para organizar o recebimento de encomendas em condomínio

A seguir, mostraremos alguns movimentos que vêm se destacando no setor.

Capacitação e profissionalização do síndico

A profissão de síndico ainda não é regulamentada, embora existam várias ações neste sentido. No entanto, quem estiver interessado, há cursos específicos para a gestão de condomínios. Justamente para poder atender especificidades da função, como o conhecimento da legislação. 

Atualmente, as questões de direitos e deveres do síndico, como a responsabilidade civil e criminal, não eram tão conhecidas. É fundamental ter consciência do que está assumindo e de quão precisará se dedicar.

Cada vez mais são exigidos conhecimentos de cunho administrativo, contábil e jurídico para gestão de condomínios, seja qual for a categoria que o profissional se encaixar. 

Vamos enfatizar: o condomínio é como uma empresa, seja em recursos humanos, segurança, comodidade e moradia. Sendo assim, deve contar com um gestor apto para o cargo. Nos recursos humanos, por exemplo, é preciso lidar diretamente com as pessoas que trabalham para o prédio, como porteiro, responsáveis pela limpeza, zeladoria, etc.

O mercado de condomínios e condôminos tem ficado cada vez mais exigentes em relação a esse profissional e também as administradoras. É preciso comprovar que possui know-how para a gestão de condomínios. 

O síndico deve conseguir responder rapidamente situações que envolvam negligência, falta de segurança, situações de risco, prevenção de cenários críticos, como incêndios e alagamentos. E, quando fizer isso tudo, deve ser transparente com os moradores. 

Nisso, a previsão orçamentária é uma das habilidades que deve ser procurada por quem deseja se especializar e entregar bons resultados.

Gestão condominial digital

Os softwares dedicados às necessidades de um condomínio ganharam mais força com a pandemia e, hoje, são fundamentais para garantir uma boa gestão do empreendimento. 

De modo geral, a tecnologia oferece funções como organização de documentos, relatórios financeiros, controle de contabilidade, mensagens à portaria, registro de acessos às áreas, monitoramento 24h, entre outros. 

Quando integrado a aplicativos para smartphones mantém uma comunicação eficiente com os condôminos, além de oferecer serviços essenciais para os moradores, como acesso a segunda via de boleto, atas, contratos, agendamento de mudanças, reserva de áreas comuns, enquetes e classificados e demais informações. 

Portaria remota (e autônoma)

O futuro promete que a portaria remota (e autônoma – quando acesso é gerenciado pelos próprios moradores) conquiste a maioria dos empreendimentos. Exemplo disso é que a pandemia do novo coronavírus aumentou a busca pela tecnologia para condomínios. Nunca foi tão fácil atender visitas, receber deliveries, correspondências e encomendas, uma vez que tudo é realizado remotamente. 

A tecnologia aumenta a segurança e reduz custos operacionais de um condomínio, sendo que é possível reduzir o número de colaboradores trabalhando simultaneamente no empreendimento para garantir a comodidade dos condôminos. 

Qual a previsão para a gestão de condomínios?

No caso de síndicos profissionais, quando os condôminos optam por terceirizar o serviço de síndico, a especialização pode ser um grande diferencial na para contratação do profissional. Os contratantes irão olhar cada vez mais a experiência antes de trazer um profissional para administrar o condomínio. 

Nesse caso, cabem referências, cursos, tempo de atuação, entre outros. Como é um setor em crescimento, o síndico deve se manter alerta para evoluir na mesma medida. Isso significa usar criatividade em suas ações e buscar auxílio de tecnologias da área.

A terceirização do síndico entra na lista de tendências que já estão em prática. O principal ponto é a neutralidade que uma pessoa de fora oferece. Quando se é morador, é necessário se privar para não ter que se incomodar. Ou seja, a pessoa acaba se colocando em um contexto no qual por ser “vizinho” acaba sendo acusado de parcialidade ou de favorecimento. 

Mesmo que isso não aconteça em todos os lugares, é uma possibilidade que pode ser eliminada com a terceirização. A gestão de condomínios profissional está se transformando em uma oportunidade de negócios.

Saiba mais: Tecnologias para condomínios: como melhorar a segurança e a comunicação

O que os síndicos profissionais devem esperar para o futuro?

O futuro da gestão de condomínios ainda reserva diversas transformações no cotidiano de síndicos e moradores. 

Embora algumas medidas não sejam válidas para todo tipo de condomínio —  visto que é importante considerar a realidade e a necessidade de cada espaço — é quase impossível não encontrar alguma solução tecnológica que se encaixe exatamente no que você precisa. 

Conheça abaixo três movimentos que devem influenciar no futuro da gestão de condomínios. 

Assembleias e reuniões virtuais

A comunicação se mostrou fundamental no período de pandemia e permanecerá ao longo dos anos. Os meios digitais facilitaram a troca de informação, principalmente para a realização de assembleias e reuniões a distância, o que se mostrou eficiente para resolver impasses com mais rapidez.

Essa foi uma solução tanto para manter o distanciamento social quanto para garantir a participação da grande maioria dos moradores — que muitas vezes estão longe do condomínio durante as assembleias e reuniões, seja em trabalho ou outros compromissos.

Condomínios sustentáveis

‍Com o aumento da conta de energia, a taxa condominial acaba sofrendo alterações, uma vez que a eletricidade consumida nas áreas comuns do empreendimento são pagas pelos condôminos.

Sendo assim, a energia solar se torna uma solução para os empreendimentos que desejam reduzir o valor da conta de luz e fornecer energia renovável para as áreas comuns do condomínio. 

Entre as vantagens, também podemos destacar a valorização do imóvel, baixa necessidade de manutenção dos painéis fotovoltaicos, redução em quase 95% da conta de luz e satisfação dos moradores.

Condomínios compartilhados

Trata-se de um modelo sustentável, o qual áreas como lavanderia, coworking, hidromassagem, piscina, área de jogos, lounge de visitas, cinebar, horta, guarda-entregas, bicicletário, academia, espaço gourmet e espaço de TV, por exemplo, são acessadas por todos os moradores livremente. 

Esse tipo de empreendimento, normalmente, conta com apartamentos de até 30m², o que permite que os moradores consigam morar em áreas nobres e em grandes cidades, pagando bem menos (seja aluguel ou financiamento).

 

Post publicado em 11/12/2018 e atualizado em 17/03/2022.