Nunca fizemos tantas reuniões virtuais. Desde o início da pandemia global do COVID-19, as videoconferências passaram a fazer parte da realidade de grande parte das pessoas, seja no trabalho, para estudar, para falar com a família e os amigos, para realizar uma consulta médica, entre outras funções.
Pessoas de todo o mundo que nunca haviam sido expostas a qualquer tipo de experiência de videoconferência começaram a aprender como fazer reuniões virtuais, principalmente por necessidade.
O Relatório Futuro Híbrido, da WebSIA, estudo realizado em 2021, entrevistou 7.689 pessoas de 10 países ao redor do mundo sobre como elas usaram o vídeo durante a pandemia e como queriam que fosse o mundo pós-pandemia.
A grande maioria de todos os países pesquisados acredita que as comunicações por vídeo não estão indo embora. Para 90% dos brasileiros entrevistados, algum nível de comunicação virtual continuará fazendo parte de suas vidas no futuro pós-pandemia.
Com esse prognóstico, já que tudo terá um componente virtual no futuro, será que sabemos conduzir esse tipo de agenda da melhor forma? Como podemos ter mais qualidade nas chamadas a distância, de voz ou em vídeo, com a equipe e com clientes?
Neste artigo, entenda a importância de alguns cuidados para tornar as reuniões virtuais mais profissionais e mais saudáveis no dia a dia, além de obter bons resultados para o negócio. Para ficar por dentro, é só continuar a leitura!
Como fazer reuniões virtuais?
Fazer reuniões virtuais é uma alternativa interessante para as empresas, não apenas devido às mudanças ocasionadas pela pandemia, mas porque aproxima pessoas que estão distantes, qualquer que seja o motivo.
Hoje, cresceu o número de empresas que sequer possuem espaço físico. Muitas decidiram entregar escritórios e colocar os funcionários trabalhando definitivamente de casa.
Outras, ao decidirem manter os escritórios, mudaram os objetivos deles, tornando-os espaços para treinamentos, convivência e networking, em vez de representarem o local para o expediente de trabalho, mantendo os colaboradores em home office.
Atualmente, o home office é uma realidade definitiva para 7,9 milhões de brasileiros. Nesse sentido, como fazer reuniões virtuais tende a ser um hábito que vai perdurar, aproximando equipes que trabalham de diferentes localidades, é importante pensar em boas práticas para otimizá-las e torná-las mais profissionais.
Profissionalismo: como fazer reuniões virtuais melhores?
Já que a realidade é continuarmos fazendo reuniões virtuais, adotar algumas dicas é fundamental para uma rotina mais saudável para os funcionários, além de garantir uma melhor produtividade.
A seguir, listamos boas práticas que podem ser consideradas na sua empresa para assegurar mais profissionalismo e qualidade às reuniões virtuais.
1. Planejar previamente
Um dos pontos que mais contribui para reuniões empresariais produtivas é realizar um planejamento prévio dessas videoconferências, principalmente se elas envolverem um grupo maior de pessoas.
Não basta definir o assunto que será discutido na reunião. É importante elencar cada uma das questões que permeiam esse assunto e quais são as resoluções que devem ser extraídas desse encontro.
Portanto, faça um roteiro para direcionar as discussões e topifique os assuntos para que as pessoas não se percam em outras conversas que atrapalhem o andamento da reunião.
2. Delimitar tempo
As reuniões virtuais podem se tornar maçantes e improdutivas quando são extensas demais. Isso geralmente acontece quando o assunto não está claro e até mesmo quando não é estipulado um tempo para que cada participante exponha o seu ponto de vista.
Em videoconferências com muitas pessoas, é comum que as conversas tomem outros rumos e o que deveria ser discutido fique em segundo plano. Por isso, ao planejar a reunião, estabeleça quanto tempo cada participante tem para falar.
Pode parecer uma ação exagerada, mas isso permite que as reuniões se tornem mais curtas, resolvendo o que precisa ser decidido em menos tempo e deixando os envolvidos menos cansados.
3. Tornar as reuniões virtuais menos cansativas
Algumas dicas simples podem ser bastante eficientes para que as reuniões virtuais não sejam tão cansativas.
Por exemplo, evitar usar os programas de chamada de vídeo em tela-cheia é uma ação que parece não fazer diferença, mas já se torna menos cansativo para os olhos.
Outra decisão diz respeito ao uso do teclado. No caso de um notebook, o ideal é usar um teclado externo para conseguir afastar a tela do rosto.
Uma medida também bastante simples é se certificar de que está bem posicionado em frente à câmera e clicar em “hide self-view” (ocultar autovisualização). Isso faz com que o participante não ceda à tentação de ficar olhando para a sua própria imagem o tempo todo, desviando a atenção.
4. Investir em tecnologia apropriada
É importante investir em sistemas e equipamentos adequados à realização de reuniões virtuais para contribuir com uma melhor experiência. Saiba mais a seguir.
Como fazer reuniões virtuais com o suporte da tecnologia
Equipamentos de audioconferência e videoconferência são fundamentais para profissionalizar as reuniões virtuais.
É possível proporcionar, por exemplo, mais qualidade de áudio e imagem, além de mobilidade na mesa para conferências por telefone, em que várias pessoas em um ambiente se comunicam com outras em outro escritório. Afinal, reuniões com muitas pessoas podem ser bastante cansativas, portanto a tecnologia é capaz de tornar o momento mais produtivo.
Aparelhos de PABX em nuvem também são importantes para fazer captura de tela e gravação de chamadas. Isso pode ser fundamental em demonstrações de produtos ou serviços, principalmente com a participação de clientes.
Quer saber mais sobre como a tecnologia pode te ajudar no dia a dia para obter reuniões virtuais melhores? Entre em contato com um consultor Intelbras para fazer um planejamento específico para a sua empresa.
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