A comunicação via rádio continua sendo uma ferramenta eficiente e confiável em praticamente todos os momentos de um evento, seja para os organizadores, seguranças e demais pessoas envolvidas, especialmente no decorrer da sua realização.

Shows, festivais, feiras, festas, eventos esportivos, corporativos e outras produções que acolhem um maior público exigem que todos os responsáveis pela organização se comuniquem, facilitando a gestão do evento como um todo.

Segundo matéria publicada na Veja, a Associação Brasileira dos Promotores de Eventos (Abrape) estima um expressivo faturamento de 75 bilhões de reais em 2024, especialmente para os segmentos voltados à gastronomia, esporte e música. Sem contar que feiras e exposições corporativas estão em alta no Brasil e são tendência no decorrer do ano.

Nesse cenário, os organizadores que garantem a melhor experiência para o seu cliente (a contratante) e para o público participante do evento, acabam conquistando uma boa fatia do mercado, e tudo isso começa pelo planejamento e comunicação da sua equipe.

Quer saber como a comunicação via rádio impacta no gerenciamento de eventos, contribuindo efetivamente na organização, segurança e experiência do público? Vamos lá!

Veja também: O que são rádios profissionais e quais são as principais utilizações?

Como a comunicação via rádio ajuda na gestão de equipes em eventos?

Maria Lúcia Bettega, uma das principais pesquisadoras da área e autora do livro “Eventos e cerimonial: simplificando as ações”, demonstra em sua obra a importância do planejamento e da organização dos itens que fazem parte de um evento.

Segundo a autora, para que um evento tenha sucesso, o organizador precisa planejar desde as primeiras ideias, passando pela organização dos ritos e do cerimonial, chegando aos registros finais.

Para fazer uma boa gestão de equipe em eventos, é preciso considerar que a realização envolve vários serviços, entre eles:

• recepção, 
• segurança, 
• sistema de som, 
• iluminação,
• limpeza.

Para garantir a fluidez e a eficiência desses e outros pontos necessários e exigidos em shows, festas e outras produções, os organizadores precisam priorizar a comunicação interna da equipe.

Nessa hora, a comunicação via rádio faz a diferença porque permite:

Flexibilidade 

A flexibilidade é essencial em todas as ações que envolvem a organização de um evento. 

Imagine, por exemplo, que você precise dos serviços da pessoa encarregada pela iluminação e não sabe exatamente onde ela se encontra. Não é nada prático pensar na possibilidade de ir pessoalmente procurá-la ou pegar seu celular, enviar mensagem e ficar esperando, não é mesmo?

Nessa e praticamente em todas as outras situações, uma das vantagens de usar radiocomunicadores é a flexibilidade.

A comunicação via rádio permite que você fale com outra pessoa da equipe de forma imediata, quando precisar e sem depender do sinal da operadora, garantindo maior eficiência no contato com o seu time. 

Boa comunicação

Independentemente de você trabalhar com eventos sociais ou empresariais, a comunicação da equipe deve ser clara e eficiente. 

O cerimonialista, que é o profissional que conduz o evento, precisa estar sempre munido de bons equipamentos para falar com o seu time, antes e durante o evento.

E aqui destacamos mais uma vez que os radiocomunicadores são equipamentos que permitem uma comunicação independente, ou seja, não há necessidade de sinal de operadora ou wi-fi e também possuem alta potência de transmissão. 

Logo, a comunicação via rádio evita os riscos de falhas na conexão, independentemente do local onde o membro da sua equipe se encontra, facilitando a compreensão sobre o que está acontecendo ou precisa ser feito.

Controle de atividades

Quem trabalha com eventos sabe que o controle das atividades e do cronograma é essencial e que, por vezes, apesar do planejamento, imprevistos e demandas urgentes podem ocorrer.

Nessa hora, a comunicação via rádio facilita o contato com os prestadores de serviço, resolvendo eventuais problemas e atendendo as demandas com agilidade e eficiência, sem comprometer a programação.

Informações claras

Sabemos que celulares e aplicativos apresentam ruídos que podem comprometer a clareza do que foi dito.

Em um evento, todas as informações devem ser sempre transmitidas de forma clara, para que não haja ruídos na comunicação.

A comunicação via rádio garante melhor desempenho e mais qualidade na voz, oferecendo informações mais claras para o receptor. 

Com o radiocomunicador, por exemplo, a transmissão da voz é mais fluida e facilita a comunicação durante os eventos, garantindo uma experiência positiva para o time e também para os participantes.

Resposta rápida às emergências

Em grandes eventos, a velocidade de resposta a situações de emergência é crucial para garantir a segurança de todos os envolvidos. Os radiocomunicadores permitem uma comunicação instantânea, de modo que as equipes de resposta rápida possam ser acionadas em segundos, lidando com incidentes de forma eficiente antes que eles se agravem. 

Coordenação em tempo real

A comunicação via rádio durante eventos permite uma coordenação detalhada entre as diversas equipes, desde a logística até a segurança, em tempo real. Isso garante que todas as operações se desenrolem sem contratempos, adaptando-se dinamicamente às mudanças de última hora ou aos imprevistos. 

Comunicação independente de dados móveis

Em grandes eventos, onde a presença de muitas pessoas pode sobrecarregar e até colapsar redes de dados móveis como 3G, 4G e 5G, depender exclusivamente de celulares para comunicação torna-se um risco. A comunicação via rádio é uma solução confiável, já que os radiocomunicadores não dependem de redes celulares e, portanto, não são afetados pela alta demanda de tráfego de dados. 

Economia de tempo e recursos

Comunicar-se via rádio reduz significativamente a necessidade de deslocamentos físicos entre membros da equipe, economizando tempo e energia que podem ser melhor utilizados em outras demandas críticas do evento. 

Esta eficiência operacional não só otimiza a utilização dos recursos disponíveis, mas também contribui para um menor desgaste físico e mental dos colaboradores, permitindo que mantenham o foco e a energia durante todo o evento.

Aumento da produtividade

A comunicação eficaz facilitada pelos radiocomunicadores impacta diretamente na produtividade das equipes. Ao eliminar barreiras na comunicação e reduzir os atrasos na transmissão de informações importantes, os colaboradores podem resolver problemas de forma mais rápida e eficaz. 

Isso permite que as operações do evento fluam de forma mais suave e coordenada, aumentando a satisfação dos participantes e entregando um evento de qualidade superior.

Impactos de uma boa comunicação via rádio entre equipe em eventos 

A comunicação via rádio permite que todo o trabalho em equipe se desenvolva com mais facilidade, clareza e rapidez, e oferece os seguintes benefícios:

Boa execução do planejamento

O planejamento estratégico é a chave do sucesso para um evento. Quando o organizador está planejando alguma ação, já precisa pensar nas ferramentas de comunicação que serão utilizadas.

Com uma boa comunicação via rádio, por exemplo, é possível seguir todos os passos do planejamento e garantir que tudo dê certo no evento.

Imprevistos resolvidos com velocidade

Imprevistos são mais do que normais na organização de eventos. E, para contornar esse tipo de situação, é preciso ter agilidade e expertise.

Com a comunicação via rádio, o cerimonialista pode pensar em alternativas rápidas para solucionar os problemas e colocar as suas ideias em prática.

Informações trocadas em tempo real

Um evento nunca é realizado por uma única pessoa. Pelo contrário, são vários colaboradores trabalhando em tempo real para que ele se concretize.

As trocas de mensagens precisam ser rápidas e eficientes para que nada saia do controle. Nesse sentido, a comunicação eficiente também é mais do que relevante.

Cliente final satisfeito

Finalmente, uma comunicação eficiente também garante que os clientes fiquem satisfeitos com os serviços prestados.

Logo, se você é cerimonialista ou gestor em uma empresa de eventos, convém investir em boas ferramentas de comunicação, até mesmo para melhorar a sua reputação no mercado. Afinal, com estratégias e ferramentas ineficientes de comunicação, o risco é maior de seu evento ser prejudicado e a sua marca também.

Como os radiocomunicadores da Intelbras podem auxiliar na gestão de equipe em eventos?

Como explicamos no decorrer deste conteúdo, a comunicação via rádio é crucial para melhorar a gestão de toda a sua equipe.

A Intelbras conta com uma linha completa de radiocomunicadores de excelente qualidade, que facilitam a comunicação entre os profissionais que trabalham nos eventos, garantindo mais agilidade nas rotinas de organização do evento. 

O RC 4002 é um excelente modelo para profissionais que trabalham com eventos. Este radiocomunicador oferece comunicação eficaz sem fio, combinando agilidade e qualidade com um design leve e compacto, garantindo ergonomia e conforto durante o manuseio. 

Com a capacidade de organizar a comunicação em até 26 canais e 121 subcanais, o RC 4002 proporciona mais privacidade e clareza na comunicação. A função ‘MONITOR’ permite acompanhar duas frequências simultaneamente, tornando-o ideal para ambientes dinâmicos.

Além disso, o RC 4002 é compatível com outros rádios analógicos na faixa de frequência FRS/GMRS, como os modelos RC 3002 G2 e RC 4102. A função VOX (hands-free) permite comunicação sem a necessidade de usar as mãos, especialmente útil com os fones de ouvido da linha HC 20 (P1). 0

Com autonomia de até 10 horas e compatível com carregadores portáteis, este modelo inclui três pilhas recarregáveis AAA e um carregador em “Y” Micro USB (Tipo B), assegurando que os profissionais possam manter seus dispositivos operacionais durante longas jornadas.

Veja também: Radiocomunicador: uma forma eficiente de integrar equipes