De acordo com uma pesquisa conduzida pela consultoria JLL, a América Latina é a região que mais adota o trabalho híbrido no mundo (72% das empresas pesquisadas utilizam o modelo). Dos países latino-americanos, o Brasil ganha o pódio com 86% das empresas optando pelo sistema flexível.

Intitulada de “Future of work: Models for the workplace in Latin America” (em uma tradução livre para o português, “Futuro do trabalho: modelos para o local de trabalho na América Latina”), a pesquisa da JLL também constatou que um dos desafios enfrentados pelas empresas é conseguir gerar identificação dos funcionários com a cultura corporativa de forma não presencial.

Popular ou não, uma coisa é certa: o regime remoto transformou completamente a forma como nos comunicamos no ambiente de trabalho. Por isso, para que as reuniões virtuais sejam produtivas e eficazes, é essencial contar com equipamentos de qualidade que garantam uma comunicação corporativa clara e sem interrupções. 

A seguir, preparamos um guia no qual exploramos o que você pode fazer para aprimorar suas reuniões online e torná-las eficientes e agradáveis para todos os participantes. Boa leitura!

Veja também: “Tá me ouvindo?” Qual é o melhor headset para home office

Comunicação corporativa: videoconferência e audioconferência

Falar de trabalho remoto e reuniões virtuais significa entrar no terreno das videoconferências e audioconferências. Então, antes de abordarmos os equipamentos que você pode usar em cada modalidade, entenda:

O que é e por que optar pela videoconferência?

Como o nome sugere, a videoconferência permite a comunicação simultânea de áudio e vídeo entre duas ou mais pessoas em locais diferentes. Ela se destaca por sua capacidade de aproximar indivíduos e equipes, criando um ambiente mais colaborativo e interativo, mesmo à distância.

Na comunicação corporativa, a videoconferência pode ser utilizada para reuniões de equipes, reuniões com clientes, fornecedores e parceiros, entre outros. Optar pela modalidade traz vários benefícios, como:

• Redução de custos e economia de tempo: as conferências por vídeo economizam tempo e dinheiro, eliminando a necessidade de viagens corporativas e contribuindo para a produtividade e o bem-estar dos colaboradores.
• Melhoria na qualidade da comunicação: a videoconferência permite contato visual, incluindo a linguagem corporal, e o compartilhamento de telas e apresentações em tempo real, tornando as reuniões mais dinâmicas e eficazes.
• Fortalecimento da interação entre equipes: reuniões virtuais por vídeo favorecem o engajamento, a colaboração e o sentimento de pertencimento entre equipes de diferentes cidades e países.

E se você gosta de curiosidade, segundo o site Market.us, o mercado de videoconferência tem projeções de receita de US$ 14 bilhões em 2028, US$ 15 bilhões em 2029 e US$ 17 bilhões em 2030.

Para a comunicação corporativa das empresas, isso mostra que a tecnologia tem um crescimento contínuo e significativo pela frente, o que reflete na sua importância e adoção crescente no ambiente de negócios. 

Veja também: Videoconferência: reuniões empresariais com mais qualidade

O que é e por que optar pela audioconferência?

Outra forma adotada por empresas, a audioconferência permite a conexão de várias pessoas por meio de uma chamada de áudio. Quando um speakerphone de alta qualidade é posicionado no centro da mesa, as chamadas tornam-se nítidas e compreensíveis para todos os participantes. 

A audioconferência é especialmente útil em situações em que a presença de vídeo não é necessária ou viável, oferecendo uma alternativa prática e eficiente para reuniões e discussões em grupo. Inclusive, para reuniões mais rápidas essa pode ser uma escolha prática e eficaz.

Seus principais benefícios incluem:

• Simplicidade e acessibilidade: fácil de configurar e usar, acessível para todos, independentemente do equipamento disponível.
• Comunicação interativa: permite comunicação mais fluida e dinâmica entre um grupo que se encontra em um mesmo ambiente falando com quem está distante.
• Adequação para conexões instáveis: a modalidade é ideal para participantes com conexões de internet instáveis ou de baixa velocidade.

Veja também: Audioconferência: saiba o que é um speakerphone e sua importância para reuniões entre equipes remotas

Pontos de atenção em uma reunião online

De um lado os equipamentos para audioconferência e videoconferência têm transformado a maneira com que a comunicação corporativa acontece. De outro, é preciso estar atento a alguns desafios específicos que qualquer equipe que faz reuniões remotas enfrenta. 

Quais desafios são esses? Acompanhe:

Planejamento

Uma das principais dificuldades das reuniões empresariais, remotas ou não, é manter o interesse de todos os participantes. 

Segundo relatado aqui, pelo menos 75% dos funcionários perdem a atenção durante as reuniões. Conforme cita o mesmo texto, o nível de desinteresse pode ser resultado de uma falta de estrutura na hora de planejar os encontros.

Portanto, a fim de garantir produtividade e foco, é essencial estabelecer uma agenda clara para a reunião, com início e fim. Igualmente importante é definir os objetivos a serem atingidos, de modo que as discussões sejam mais bem direcionadas.

Dependendo do contexto, as seguintes perguntas podem ajudar a elaborar o planejamento:

• Qual é o objetivo da reunião?
• Qual seria um resultado bem-sucedido, ou seja, o que desejamos alcançar?
• Quem precisa estar presente?
• Quais informações preciso disponibilizar aos participantes?
• Quais contribuições são esperadas dos participantes?

Duração

O que faz uma reunião ser longa demais ou rápida demais pode não ser exatamente o tempo gasto nela, mas, sim, o quão produtiva ela foi e se ela atingiu os objetivos propostos. 

Explicando melhor: realizar uma reunião virtual de uma hora, quando com um bom planejamento e condução o assunto poderia ser discutido em 30 minutos, certamente é um sinal de ineficiência. 

Da mesma forma, uma reunião rápida demais para assuntos mais sérios pode indicar que questões importantes foram negligenciadas, ou não foram abordadas com a devida profundidade. 

Mais uma vez, para lidar com esse problema, um planejamento cuidadoso e uma agenda bem estruturada são fundamentais para garantir que o tempo seja utilizado de forma inteligente.

Boas práticas durante a reunião

Estabeleça um protocolo para que todos tenham a oportunidade de compartilhar suas opiniões sem interromper ou falar uns com os outros. 

Um exemplo é ligar as câmeras e deixar apenas o microfone de quem está falando ligado.  Outra sugestão é utilizar o recurso de “levantar a mão” se alguém quiser falar, ou então pedir para que as dúvidas sejam escritas no chat.

Tenha em mente que o objetivo dessas boas práticas não é o de engessar a reunião online. Pelo contrário, visa possibilitar um ambiente colaborativo e seguro onde todos possam participar e compartilhar as suas opiniões.

Leia também: Combo home office: por que investir em mouse, teclado, headset e webcam

Tecnologia e conectividade

O sucesso das reuniões remotas, seja por videoconferência ou audioconferência, depende de um bom planejamento e, claro, da qualidade da tecnologia.

Se a reunião necessitar de internet, certifique-se de que todos os participantes tenham acesso adequado a ela e utilizem dispositivos compatíveis com as plataformas de videoconferência escolhidas (essa dica é especialmente válida para o trabalho remoto). 

Além disso, testar antecipadamente a conexão e os equipamentos pode minimizar problemas técnicos durante a reunião e evitar perda de produtividade. 

Adicionalmente, em vez de utilizar celulares e fones de ouvido simples ou microfones de lapela, equipamentos de audioconferência e videoconferência são fundamentais para profissionalizar as reuniões virtuais.

Mais adiante explicaremos com mais detalhes sobre as tecnologias. Antes, e ainda falando sobre pontos de atenção em uma reunião online, existe algo que todos que desejam melhorar a comunicação corporativa precisam saber, principalmente em um contexto de trabalho remoto:

Atenção para a “fadiga do Zoom” 

A fadiga do zoom, que ganhou esse nome devido à popularidade da plataforma Zoom, é um fenômeno que iniciou durante a pandemia. Na ocasião, a maioria se viu, de repente, trabalhando em casa e dependendo de chamadas por vídeo. 

Assim, o termo “fadiga do Zoom” é usado para descrever o cansaço ocasionado pelo excessivo número de reuniões remotas. Existem algumas ações que podem ser tomadas para evitar que o fenômeno tome conta da sua empresa. 

Dentre elas, é importante melhorar a experiência de cada reunião online, promovendo uma comunicação mais eficiente e confortável para todos os participantes envolvidos. 

Focando na experiência, considere os pontos a seguir:

• Investir em uma webcam profissional e de alta qualidade pode transformar significativamente a experiência das suas videoconferências. Além de oferecer uma imagem muito mais nítida, ela permite um controle melhor sobre como você é visto pelos outros participantes.
• Ouvir e ser ouvido é tão importante quanto ser visto. Por essa razão, quando se trata de fone de ouvido para trabalho, opte por headsets profissionais. Eles garantem conforto durante longos períodos de uso e proporcionam uma experiência auditiva mais agradável, além de ajudar a minimizar distrações e ruídos externos.
• Para garantir uma integração suave e evitar problemas técnicos durante as reuniões (e que podem causar estresse), os headsets e outros equipamentos para videoconferências devem ser compatíveis com plataformas como Microsoft Teams, Google Meet, Zoom e Skype. Essa compatibilidade assegura que você possa participar de reuniões sem enfrentar dificuldades técnicas, facilitando a comunicação e a colaboração.

Uma dica extra para evitar essa sensação e que não tem a ver com equipamentos (mas que vale ouro) é: inclua intervalos entre as reuniões online para evitar o cansaço visual e mental. 

Pode ter certeza de que levantar-se, alongar-se e descansar os olhos por alguns minutos fará  uma grande diferença no bem-estar geral durante o dia – e na produtividade.

Bom, e agora que você já entendeu a importância de investir nos equipamentos certos para videoconferência e audioconferência, vamos falar de tecnologia!

Comunicação corporativa: tecnologia para melhorar as videoconferências

O fato é que as videoconferências são um caminho sem volta. Desse modo, é preciso investir em tecnologias que tornem essa forma de comunicação corporativa produtiva e eficaz. Nas próximas linhas, compartilhamos com você três produtos da Intelbras que se destacam nessa categoria:

EVC 200 USB

 

Indicado para uso individual ou coletivo em salas de reunião de até 6 pessoas, este dispositivo entrega qualidade de áudio e imagem com uma lente Full HD e microfones  duplos e alto-falantes integrados.

Ele é fácil de instalar e usar, bastando apenas apoiar a câmera de videoconferência sobre a tela da TV, monitor ou notebook, conectar o cabo e abrir a plataforma a ser utilizada selecionando o EVC 200 USB como o transmissor de áudio e vídeo.

A câmera do EVC 200 USB possui ângulo horizontal de 110°, o que proporciona melhor enquadramento dos usuários. Se você busca imagens com mais fluidez, esta pode ser a opção para você. Saiba mais.

EVC 300 USB

O EVC 300 USB é um exemplo de dispositivo para empresas que necessitam de uma solução mais robusta. Ele possibilita reuniões à distância com transmissão de imagens em ótima qualidade e ajuste da posição da câmera com ângulo de 103º.

Compatível com entradas USB e com todos os computadores e com a maioria dos softwares de comunicação unificada do mercado, basta conectar para começar a usar. 

Uma característica especial do equipamento é que ele pode ser levado para qualquer lugar além de poder ser posto sobre a mesa. Ele é mais prático e dispensa o uso de bateria e carregadores. Saiba mais.

EVC 2000 G2

O EVC 2000 G2 + Microfone A é compatível com as principais plataformas UC (como Microsoft Teams, Zoom e Google Meet). Possui lente óptica ultra 4K com detecção facial que oferece imagens com mais qualidade e nitidez e dá destaque na tela para quem estiver falando no momento..

Para reuniões virtuais em salas de até 16 participantes, esta pode ser uma boa opção de dispositivo. Isso porque ele possui lente ajustável, com ângulo de 110° e expansividade de até 4 microfones independentes se adaptando às salas de tamanho médio e grande, aumentando assim a captação de voz. 

O EVC 2000 G2 é integrado com microfones omnidirecionais sem fio para captação de áudio em 360°, o que garante conversações com alta qualidade e captação do som, independente do ângulo em que a voz for emitida. 

Clique aqui para saber mais do produto. Para visualizar melhor, aproveite e assista ao vídeo:

Comunicação corporativa: tecnologia para melhorar as audioconferências

Deixando as soluções de vídeo de lado, vamos agora dar uma olhada em como tornar as reuniões por áudio melhores. A seguir, confira uma das tecnologias da Intelbras para garantir uma experiência clara e uma comunicação corporativa de alto nível.

CAP 200 BT

Para reuniões diárias, o CAP 200 BT é uma boa opção. Ele transmite áudio de alta qualidade, em viva voz HD. Ainda, possui excelente captação de som, independente do ângulo de voz.

O aparelho utiliza a tecnologia Bluetooth® 5.0, que oferece um alcance de até 30 metros, desde que não existam barreiras. Além do mais, possui uma autonomia de até 15 horas e recarga rápida completa em 3 horas.

Para saber mais sobre o CAP 200, clique aqui. Aproveite e assista também ao vídeo:

Comunicação corporativa: o poder dos headsets

No cenário de trabalho híbrido ou 100% remoto, ou até mesmo para casos em que é preciso conduzir reuniões online com parceiros ou clientes que não podem se deslocar até a empresa, a comunicação corporativa se beneficia significativamente da tecnologia.

Conforme você conseguiu acompanhar até aqui, pensando em videoconferências e audioconferências, investir em equipamentos de qualidade transforma a experiência de todos. Nesse aspecto, não podemos esquecer dos headsets.

Muito mais do que dispositivos usados para ouvir e falar claramente, eles desempenham um papel crucial na produtividade e na experiência geral das reuniões virtuais. Para entender, vamos imaginar uma call importante com um cliente estratégico. 

Imagine que do seu lado, você conta apenas com a webcam do seu laptop e com o áudio integrado. A experiência tem um alto potencial de ser frustrante e tornar-se problemática, pois o áudio pode captar ruídos ambientes indesejados, como o barulho de digitação no teclado, conversas ao fundo ou até mesmo eco da sala onde você está. 

Somados ou isolados, esses fatores podem distrair os participantes do outro lado e dificultar a compreensão das informações compartilhadas.

Por outro lado, equipamentos dedicados, como é o caso dos headsets profissionais, possibilitam uma comunicação clara e uma experiência auditiva elevada. É aí que entra o dispositivo da Intelbras. Dê uma olhada:

WHS 60 duo USB

Desenvolvido com tecnologia de ponta e foco no conforto, o WHS 60 duo USB é perfeito para garantir que todas as conversas sejam claras e eficientes, seja qual for a situação. 

O dispositivo foi desenvolvido para proporcionar uma experiência auditiva de alta qualidade. Com tecnologia de cancelamento de ruído ativo, ele elimina sons indesejados do ambiente, permitindo que os usuários se concentrem totalmente na conversa.”

Além disso, o microfone com cancelamento de ruído garante que a voz do usuário seja transmitida com clareza e sem distorções. Isso é essencial para manter a qualidade das chamadas e evitar mal-entendidos que podem ocorrer devido a falhas na comunicação. 

Ele é ideal para longas jornadas de trabalho, graças ao seu design ergonômico. Suas almofadas auriculares são macias e ajustáveis, adaptando-se perfeitamente ao formato das orelhas e reduzindo a pressão. 

O WHS 60 Duo USB da Intelbras vem com uma tiara em metal e almofadas acústicas revestidas em couro sintético, garantindo maior durabilidade e um toque agradável. Esses detalhes não só aumentam a resistência do produto, mas também proporcionam um conforto extra durante o uso.

Para saber mais sobre o WHS 60 duo USB, clique aqui. Aproveite e assista também ao vídeo:

Checklist da tecnologia para audioconferência e videoconferência

Agora que você já conhece o que tem de melhor para audioconferência e videoconferência, que tal assegurar ainda mais que suas reuniões por áudio e vídeo sejam eficazes e sem problemas técnicos? Este checklist pode ajudar:

Preparativos gerais

• Conexão de internet: verifique a estabilidade e velocidade da conexão de internet na sua casa ou empresa. Se for o caso, considere a possibilidade de usar uma conexão com fio para maior confiabilidade.
• Equipamentos de áudio: teste o microfone para garantir uma boa qualidade de áudio e zero interferências. Utilize um headset profissional para reduzir o ruído ambiente e melhorar a comunicação.
• Câmeras e vídeo: verifique a qualidade da câmera e ajuste a iluminação para uma imagem nítida e bem iluminada. Posicione o dispositivo adequadamente para um enquadramento que permita uma boa visualização dos participantes.
• Ambiente: certifique-se de que o ambiente ao redor esteja organizado e adequado para uma reunião profissional.

Para audioconferência

• Speakerphone: certifique-se de que o speakerphone esteja posicionado no centro da mesa de reuniões. Teste o volume e a qualidade do áudio para garantir que todos os participantes sejam ouvidos com clareza.
• Conexões e compatibilidade: verifique se todos os participantes conseguem se conectar à chamada de áudio sem problemas. Teste a conexão e a compatibilidade de dispositivos, como celulares, se necessário.

Para videoconferência

• Plataforma de videoconferência: garanta que todos os envolvidos tenham acesso à plataforma de videoconferência que será usada, e que estejam familiarizados com ela. Verifique se os aplicativos ou plugins necessários estão instalados e atualizados para que a reunião possa acontecer sem problemas.
• Compatibilidade e facilidade de uso: utilize equipamentos para videoconferência que são fáceis de instalar e usar, com interfaces intuitivas. Eles ajudam a reduzir a curva de aprendizado e aumentam a eficiência das operações.
• Compartilhamento de tela e documentos: prepare antecipadamente todos os documentos, apresentações ou materiais que serão compartilhados durante a videoconferência. Se necessário, teste o compartilhamento de tela para assegurar que os participantes possam visualizar os conteúdos de forma clara e sem problemas técnicos.

Gostou de entender como melhorar a comunicação corporativa da sua empresa, focando nas reuniões online? Se você deseja ir além e saber como a tecnologia pode te ajudar no dia a dia para obter reuniões virtuais melhores, acesse também:  Câmeras para videoconferência: saiba identificar o modelo ideal para sua empresa e torne suas reuniões