Um condomínio pressupõe o compartilhamento de áreas comuns entre pessoas que, geralmente, não se conhecem nem são da mesma família. Fazer com que essas pessoas convivam de forma civilizada e cheguem a um acordo é um grande desafio. O melhor jeito de manter a harmonia é planejar estrategicamente a comunicação entre síndicos e condôminos, para prevenir conflitos e garantir a segurança de todos.

O sucesso na comunicação reflete a boa gestão do síndico. É ele o responsável por conduzir o processo com os condôminos para estabelecer os pontos de contato, definir os canais e as tecnologias a serem utilizadas. É o maior interessado em que a comunicação se dê de forma transparente e fluida, para evitar incomodações futuras.

Para ajudar nessa difícil tarefa, preparamos um guia para o síndico se comunicar com sucesso. Levantamos as principais etapas a se considerar para planejar a comunicação com os condôminos, como garantir que as regras serão cumpridas e quais soluções são ideais para cada situação.

Problemas que envolvem falhas na comunicação entre síndicos e condôminos

A comunicação condominial mal feita pode gerar muita dor de cabeça ao síndico. Pior: pode render um processo judicial em casos extremos, com custos para o condomínio. Cada condomínio tem suas particularidades e geralmente vários perfis de moradores. Um dos principais desafios do síndico é de ter uma comunicação uniforme e que chegue a todos.

Existem casos de problemas na comunicação entre síndicos e condôminos que podem ser evitados ou resolvidos de forma simples. Uma sugestão é ter canais oficiais de contato para os condôminos se manifestarem. Existem diversos meios possíveis de comunicação condominial que podem ser usados conforme determinadas situações. É o que vamos ver a seguir.

Planejamento da comunicação efetiva

Existem várias formas de fazer comunicação interna no condomínio. Entre elas, há desde o tradicional livro de ocorrências ao aviso no elevador, passando por soluções tecnológicas como aplicativos

Ao definir os canais de comunicação no seu planejamento, especifique para quais fins cada canal será utilizado. Em relação ao tipo de comunicação que pode ser feita, existem duas possibilidades:

Unilateral: é um comunicado oficial sem a possibilidade de resposta do interlocutor. Exemplo: convocação de assembleia, aviso sobre obras, ata da assembleia etc.
Bilateral: permitem a resposta dos interlocutores, sejam condôminos ou funcionários. Exemplo: livro de ocorrências, sugestões de pautas para a assembleia, aviso sobre um problema específico, sugestões de melhorias, etc.

Conheça, a seguir, exemplos de canais que podem ser usados para estabelecer a comunicação condominial.

Canais de comunicação condominial

As formas de comunicação interna no condomínio podem ser físicas ou digitais. Vamos começar pelas mais tradicionais, que são as físicas, e depois abordaremos as digitais, que representam as tendências no setor.

Livro de ocorrências

O famoso caderno preto guardado na gaveta da portaria é talvez o mais tradicional meio de comunicação condominial. É nele que são registradas as ocorrências, sejam reclamações, solicitações, sugestões e assuntos gerais. Para dar satisfação aos condôminos e colaboradores, o síndico deve conferir o livro todos os dias e responder às questões apontadas.

Em tempos de smartphones e internet banda larga, falar em registrar por escrito as ocorrências parece coisa do século passado. Mas há muitos condomínios que utilizam esse documento e isso deve ser respeitado, caso esteja determinado no Regimento Interno que assim seja. A decisão de eliminar esse livro deve ser tomada em assembleia.

Cartazes no elevador

A circular afixada na parede do elevador é um clássico. Dificilmente um morador não vai ver um informativo que está no elevador, pois é por ele que as pessoas se deslocam para chegar e sair de suas casas. É um meio eficaz de comunicados unilaterais, em que os envolvidos são apenas informados sobre determinado assunto.

Use textos mais curtos, pois o tempo que as pessoas ficam no elevador é curto. Ao usar essa forma de comunicado, lembre-se que nem todos os condôminos – proprietários dos imóveis – moram, de fato, no apartamento. Assuntos estratégicos, como convocação de assembleia, devem ser informados também por outros canais.

Murais nas áreas comuns

As áreas de uso comum entre os condôminos têm suas próprias regras de uso. Vale deixar claro no próprio local quais são as principais normas para uso adequado das instalações. Se tem uma churrasqueira, informe qual o procedimento de separação do lixo. No caso da piscina, informe o horário de funcionamento e as regras para uso. A academia também pode ter suas boas práticas, como uso de toalha durante o treino.

Cuidado com a linguagem ao comunicar essas regras. Importante usar um tom formal para não incorrer em preconceitos ou ofensas pessoais. Explore os recursos da comunicação visual, para facilitar o entendimento e tornar o conteúdo mais atrativo.

Assembleias

As assembleias são as instâncias máximas de deliberação no condomínio. É o grande momento do encontro do gestor – o síndico – com os condôminos – proprietários dos imóveis. As principais decisões referentes ao condomínio são tomadas em assembleias formais, com procedimentos definidos no Código Civil.

O síndico deve se preparar para essa ocasião. Treine o discurso, seja claro, objetivo e procure ter uma boa retórica, com argumentos consistentes.Tenha convicção das propostas que vai apresentar, mas procure ser flexível e empático. Reúna dados e gráficos que sejam simples de entender, para não confundir os condôminos. Evite o conflito, não compre brigas com os participantes e não leve críticas para o lado pessoal. Caso o síndico conte com serviços de uma administradora de condomínios, essa pode ser uma fiel aliada tanto na condução de uma assembleia bem como na mediação de possíveis conflitos.

Aplicativos

Uma forte tendência na administração de condomínios é o uso de aplicativos exclusivos para esse fim, como o da Prediotech. A decisão do uso dessa plataforma deve ser tomada em conjunto com os condôminos, com aprovação em assembleia.

Leia mais: Como aplicativos podem auxiliar na gestão condominial

Como existem muitas alternativas no mercado, é importante levar em conta as principais características que oferecem para fazer a escolha. Existem opções com recursos mais sofisticados, que integram as câmeras de segurança do prédio, controle de acesso, alarmes, botão de pânico, abertura da porta a distância aos aplicativos. Assim, moradores e síndico podem ter acesso às imagens registradas nas áreas comuns, relatórios dos acessos, cadastro dos moradores, reservar espaços de lazer, salvar documentos como atas de assembleia, obter boletos para pagamento de taxas condominiais, agendar avisos de vencimento de prazos de manutenção de equipamentos, obtenção de alvarás e realização de vistorias, trocar mensagens, entre outras funções.

Redes Sociais

Se não está na hora de investir em uma solução completa como o aplicativo, o uso das redes sociais pode ser uma alternativa mais acessível. Usar as redes sociais pode ser muito útil na comunicação condominial para o acesso rápido às pessoas e em casos de emergência. Mas não deve ser usada para tratar de assuntos delicados ou formais. Há um risco muito grande de haver discussões infrutíferas, desvio de foco dos grupos, envio de correntes ou spam. Estabeleça regras de uso para manter o foco e a utilidade do contato. Cuidado para não expor os participantes.

E-mails

É uma forma prática de registrar a comunicação condominial por meio digital. O e-mail é mais formal que as redes sociais e pode ser usado para tratar de assuntos diretamente com os envolvidos.

Caso o síndico não tenha a resposta para a dúvida do condômino, ele pode encaminhar a mensagem para um assessor jurídico ou para a administradora do condomínio, caso exista. O importante é sempre dar retorno à pessoa que enviou a mensagem.

Conclusão

A comunicação entre síndicos e condôminos é fundamental para manter o equilíbrio no condomínio, prevenir conflitos e custos evitáveis para o condomínio. Existem diversas formas de estabelecer uma estratégia de comunicação interna no condomínio, que passam por meios físicos e digitais. Cada canal é usado para um fim específico e deve ser aproveitado da melhor forma.

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