A administração condominial é um assunto sério e complexo. Além das contas a pagar, é preciso gerenciar a necessidade de manutenção, a segurança e até mediar conflitos entre moradores.
No entanto, independente da forma como essa gestão é feita – seja por administradoras ou por um síndico morador – há desafios que são comuns a todos. A seguir, listamos as principais prioridades que devem ser incluídas na sua rotina para evitar que erros pontuais se tornem grandes problemas futuros.
Administração condominial em 5 passos
Seja você novo ou experiente na tarefa de administrar condomínios, é sempre prudente reavaliar ações de tempos em tempos. Na rotina, é comum que deixemos passar alguns pontos e por isso é fundamental sentar e repensar ações.
Listamos os 5 passos que consideramos essenciais para essa etapa e que farão sua administração condominial mais transparente e eficaz:
1. Organize documentos e contas
Essa é a parte mais burocrática da administração condominial, mas uma das mais importantes. Uma boa gestão começa por rever todos os documentos e organizá-los. Uma dica é manter tudo digitalizado para evitar extravio ou perda em casos de acidente. Isso é extremamente útil para a contabilidade do condomínio.
Quando falamos de documentos e contas, é importante ressaltar que isso também inclui, além das tradicionais contas de luz, água, impostos, etc., comprovantes de prestação de serviços, atas de reunião, lista de bons fornecedores, orçamentos realizados antes da contratação de serviços, entre outros.
A importância de registrar formalmente tudo que acontece dentro do condomínio é, além da transparência, uma garantia de segurança jurídica. Assim, o síndico se resguarda de qualquer contestação informal ou mesmo judicial sobre sua administração condominial.
2. Reavalie a segurança
Um dos principais motivos pelos quais as pessoas escolhem viver em condomínios é a busca por segurança. Não é exagero que a segurança seja uma prioridade na administração condominial.
Avalie quais os pontos fortes e fracos do seu condomínio, liste prioridades, faça orçamentos e apresente soluções para os moradores. Quando há planejamento a longo prazo, mudanças importantes podem ser feitas.
3. Ofereça treinamento aos funcionários
A boa administração condominial também depende do engajamento dos funcionários que ali trabalham. Não importa se são 2 ou 20. É fundamental que todas as regras de conduta estejam bem claras e que eles estejam totalmente orientados a fazer o que é certo. Um ponto importante é evitar o acúmulo de funções no condomínio. Essa é uma prática comum e muitas vezes exercida sem que o administrador perceba. No entanto, ela deve ser avaliada e coibida, se necessário, para evitar futuros processos judiciais.
4. Seja transparente e firme em suas ações
Estatutos e manuais do condomínio não são mera burocracia. Funcionam como “leis” internas do condomínio que servem para embasar as ações do síndico. Eles ajudam, portanto, a evitar que conflitos se estendam. Caso esses documentos ainda não existam no residencial, é interessante convocar uma reunião para a elaboração do manual do condomínio. Dessa forma, todos ficam cientes das regras e passam a agir de acordo com elas, evitando conflitos.
5. Quando necessário, peça ajuda
Como já mencionamos, o trabalho de administração condominial é complexo e possui muitas especificidades. Se você é uma pessoa leiga ou iniciante, não hesite em pedir ajuda. É recomendável, inclusive, contratar o serviço de empresas especializadas, como um escritório contábil, jurídico, de obras, etc. O síndico deve ser um administrador competente, transparente e justo, mas não é obrigado a entender de todas as áreas.
Ao deparar-se com uma situação como essa, convoque uma reunião, exponha seu problema e apresente orçamentos sobre as consultorias que você deseja contratar. Caso tenha algum morador que se prontifique a ajudar, melhor ainda. Com diálogo e transparência a administração condominial fica mais simples, transparente e justa para todos.
Caso tenha alguma dúvida sobre administração condominial ou queira fazer uma sugestão, deixe um comentário abaixo!
Bom dia. Tenho um problema de infiltração no meu quarto e no web em que pinga mesmo água. E temos as campainhas e vidioporteiros de alguns condóminos que não funcionam. Não existe dinheiro suficiente para arranjar tudo ao mesmo tempo e tem condóminos com atraso nos pagamentos. Em reuniao querem arranjar primeiro os vidioporteiros o qual eu não concordo. Qual é a prioridade entre estas duas questões legalmente? Obrigado.
Oi, Paulo! É bem importante relatar essa situação para os responsáveis pelas questões jurídicas da sua empresa e entender com eles qual deve ser a prioridade. Ficamos à disposição 🙂