Com o crescimento do e-commerce e os serviços de delivery, os condomínios precisam ter atenção redobrada com a gestão de recebimento de encomendas em condomínios.
E para que a portaria não se transforme em um hub logístico, a organização é fundamental para garantir que os moradores recebam suas entregas rapidamente. Dessa forma, as encomendas não ficam paradas e acumuladas na guarita.
Pensando nisso, separamos dicas essenciais para organizar o recebimento de encomendas em condomínio.
Como fazer a gestão de correspondências e encomendas
De modo geral, as correspondências e encomendas são entregues ao responsável pela portaria e entregue aos moradores diretamente na guarita.
Os itens com elevado grau de importância, como cartas registradas, telegramas, ordens judiciais, entre outros, devem ser registrados em um livro com função de protocolar e entregar nas mãos do morador mediante a assinatura.
Segundo a Lei 6.538 de 1978, é de responsabilidade dos administradores, porteiros, zeladores e demais empregados do condomínio o recebimento de encomendas até que os itens sejam entregues devidamente aos moradores. Quando o controle correto das entregas não é feito pelos responsáveis, podem ocorrer problemas, como:
- Perda da encomenda durante o processo de encaminhamento ao morador;
- Extravio da entrega na organização do condomínio ou até pela negação do porteiro em recebê-la;
- Furto do pacote ocasionado pela falta de controle e vigilância do local de armazenamento das encomendas.
Nesses casos, o recomendado é procurar pelo responsável pelo recebimento da entrega e, se necessário, o síndico deverá tomar alguma medida baseada no regimento interno do condomínio.
Contudo, evitar que problemas possam ocorrer, é a melhor opção. Portanto, para uma gestão de recebimento de encomendas em condomínio eficiente, considere três frentes fundamentais:
- Comunicação: consiste na troca de informações com os moradores do condomínio informando o recebimento das encomendas de forma rápida;
- Controle de acesso: garante que apenas pessoas autorizadas tenham acesso ao local de armazenamento das encomendas;
- Vigilância: sistema de monitoramento da entrada e saída de pessoas nas dependências do condomínio, o que inclui a portaria.
Leia também: Como ser um bom síndico: 5 passos para uma gestão eficiente
Dicas para facilitar o recebimento de encomendas no condomínio
A gestão de recebimento de encomendas em condomínio pode ser ainda mais eficiente com a ajuda da tecnologia, independentemente do tamanho do empreendimento, pequeno, médio ou grande porte. Confira as dicas que separamos para otimizar essa tarefa!
Organize uma política de recebimento de encomendas
É importante que os condôminos conheçam as regras de recebimento de encomendas do condomínio, tanto para que cumpram as normas, quanto para que possam contribuir com sugestões de melhorias.
É dever do síndico discutir o assunto nas assembleias, identificar as principais dificuldades, definir um fluxo padrão e buscar soluções para os desafios.
Facilite a comunicação entre morador e entregador
Uma opção prática para realizar o recebimento de encomendas em condomínios de pequeno e médio porte, são as centrais de interfonia coletiva.
Existem modelos completos no mercado, compostos por: centrais de interfonia coletiva para 4, 8 ou 12 apartamentos, interfones internos, chaveiros de acesso, fechadura elétrica, botoeira e sensor de abertura. Esse tipo de kit é ideal para empreendimentos sem portaria.
Saiba mais: Os principais sistemas de interfonia para condomínios e residências
Em condomínios maiores, é possível melhorar a gestão do recebimento de encomendas por meio da comunicação via porteiro eletrônico ou videoporteiro.
Além disso, alguns modelos de porteiro eletrônico possuem a função “siga-me”, que direciona a chamada do porteiro para o número de celular do morador, o que garante ainda mais praticidade na comunicação.
O videoporteiro apresenta as mesmas funcionalidades, mas com a possibilidade de visualizar o visitante ou entregador por meio de uma câmera integrada ao equipamento, o que contribui com a segurança.
Conte com sistemas de controle de acesso em áreas estratégicas
Após o recebimento da encomenda, o acesso à área de armazenamento pode ser restrito, sendo feito apenas por meio de controladores de acesso. Assim a pessoa só poderá entrar no local a partir de uma senha numérica, biometria (facial ou digital) ou tags de aproximação.
Em complemento, o monitoramento do local pode ser realizado por um circuito formado por câmeras posicionadas de forma estratégica, além de sensores de presença integrados a um sistema de alarme.
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