Não é exagero comparar a gestão de um condomÃnio com a de uma empresa. A legislação prevê uma série de obrigações ao sÃndico, o que exige desse profissional ter conhecimento em áreas muito diversas. São temas que vão desde a gestão de pessoas, contabilidade, segurança, entre outros. O sÃndico tem de estar preparado, mas para facilitar seu dia a dia, pode contar com o apoio das administradoras de condomÃnio na organização de suas tarefas.
A contratação de uma administradora não substitui o papel do sÃndico. Ao contrário, ela existe para dar suporte ao profissional que administra o prédio. Funciona como o braço direito do sÃndico, o porto seguro onde o gestor vai buscar referências de soluções e contar com a prestação de serviços especÃficos. A grande vantagem dessa parceria é reduzir ao máximo a possibilidade de erros em questões legais, contábeis e fiscais.
Principais serviços das administradoras de condomÃnio
As principais áreas em que as empresas administradoras de condomÃnio podem ajudar a gestão do sÃndico são: administrativa, financeira e gestão de recursos humanos. Vamos detalhar cada uma delas:
Gestão administrativa
- Gerenciar e atualizar os documentos do condomÃnio, inclusive fazer entregas de papéis e correspondências;
- Controlar e atualizar os cadastros dos moradores;
- Fazer a convocação de assembleias e outros comunicados;
- Emitir segunda via de boletos da taxa condominial;
- Realizar orçamentos de obras e serviços para o condomÃnio;
- Intermediar a gestão de conflitos relacionados à administração;
- Prestar assessoria sobre manutenção;
- Representar o condomÃnio frente aos órgãos públicos e outras instituições.
Outra atividade que as administradoras de condomÃnio podem realizar é a organização das assembleias. As empresas elaboram a pauta, fazem a redação da ata e registram-na em cartório.
Em relação à segurança, as administradoras de condomÃnio têm condições de gerenciar a contratação e a renovação do seguro da edificação. Fazer o seguro é obrigatório por lei e evita um grande prejuÃzo em caso de incêndio ou desastres naturais, por exemplo.
Ainda no quesito segurança, as administradoras de condomÃnio auxiliam na checagem dos prazos de vencimento de equipamentos previstos em normas técnicas, como as da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) e as do Ministério do Trabalho (NBR).
Os gastos que envolvem as áreas comuns também podem ser geridos pelas administradoras de condomÃnios. Se existe um valor para uso do salão de festas, por exemplo, as empresas fazem essa cobrança. Além disso, emitem relatórios de consumo de água, gás e energia elétrica.
Por fim, mas não menos importante, as administradoras de condomÃnios fazem a gestão de todos os contratos que envolvem o CNPJ do prédio.
Gestão financeira
Prestar contas aos condôminos é obrigação do sÃndico, mas nem sempre esse gestor tem conhecimentos profundos em contabilidade. A legislação não obriga a contratação de um contador para a prestação de contas, mas contar com o apoio das administradoras de condomÃnio pode reduzir problemas como relatórios incompletos ou até mesmo fraudes.
Veja quais os serviços que as administradoras de condomÃnio oferecem em relação à gestão financeira:
- Previsão orçamentária;
- Assessoria contábil;
- Consultoria fiscal, tributária e trabalhista;
- Balancete e a Demonstração de Resultados do ExercÃcio (DRE);
- Cobrança de taxas dos condôminos, sejam fixas ou extras;
- Emissão de boletos;
- Demonstrativo de receitas e despesas de cada apartamento;
- Gestão das contas a pagar e receber;
- Relatórios fiscais, contábeis e de pessoal;
- Rateio das despesas;
- Emitir certidões negativas de débitos do condomÃnio;
- Prestação de contas mensais;
- Controle da conta bancária.
A cobrança dos condôminos inadimplentes é uma das atribuições das administradoras de condomÃnio. Um serviço que essas empresas podem oferecer como um diferencial é a cobrança garantida. Funciona da seguinte forma: quando um condômino está inadimplente, a administradora garante que esse valor entre no caixa do condomÃnio para não prejudicar os demais proprietários. Para prestar essa facilidade, é praxe a cobrança de uma taxa extra mensal.
Gestão de pessoas
Contratar, treinar e demitir profissionais são atividades complexas e delicadas. O sÃndico deve liderar esse processo, mas o acompanhamento pormenorizado dessas questões consome um tempo considerável do gestor. É aà que as administradoras de condomÃnio entram como grandes apoiadoras. Veja o que elas podem oferecer:
- Recrutamento e seleção de funcionários;
- Atualização de registro na carteira de trabalho;
- Treinamento de pessoas;
- Gestão de rotinas, horários e escalas de trabalho;
- Gestão da folha de pagamento;
- Procedimentos de demissão;
- Emissão de declarações;
- Garantia de direitos trabalhistas.
Um outro diferencial que as administradoras de condomÃnios podem oferecer é a assessoria jurÃdica. É um valioso suporte para o sÃndico, uma vez que a legislação condominial é bem extensa e sujeita a interpretações. Também é um serviço que se cobra à parte, na maioria dos casos.
As administradoras de condomÃnio são aliadas importantes do sÃndico. São empresas que prestam serviços de gestão administrativa, financeira e de pessoas, ajudando o sÃndico a cumprir com suas obrigações previstas em lei.
Sou condômino e estou preparando pequeno dite para o condomÃnio que te 36 câmeras da Intel Brás. De que maneira posso capitar essas imagens e colocar todas ou parte no site para visualização dos condominos
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