Quando se fala em contabilidade de condomínio, é comum haver muitas dúvidas a respeito. Quem faz a prestação de contas? É preciso ter um contador? É diferente da contabilidade de uma empresa? Quais documentos são necessários? Que impostos devem ser recolhidos?
Prestar contas aos condôminos é, de fato, uma das responsabilidades do síndico previstas no Código Civil. Porém a legislação não prevê a contratação de um contador profissional. Em teoria, o próprio síndico pode realizar esse controle. A ausência de regras acaba facilitando a ocorrência de muitos erros na prestação de contas ou, até mesmo, fraudes.
Para auxiliar o síndico no controle dos registros patrimoniais e financeiros, que são bastante complexos, preparamos uma lista com as respostas para as principais dúvidas relacionadas à contabilidade do condomínio. Dessa forma, o síndico consegue fazer uma prestação de contas mais assertiva e garantir a segurança aos condôminos.
Contabilidade do condomínio: o papel do síndico
As competências do síndico estão previstas no artigo 1.348 do Código Civil. No que se refere à contabilidade do condomínio, podemos citar:
- elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
- cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
- prestar contas à assembleia anualmente e quando exigidas;
- realizar o seguro da edificação.
É sabido que o síndico deve ter conhecimentos em gestão administrativa e buscar capacitação nessa área. Mas é inviável se aprofundar em tudo, pois são muitos os desafios na administração do condomínio.
A contabilidade do condomínio é uma atividade tão delicada que vale a pena investir nos serviços de um contador. Entre as vantagens de contratar apoio profissional, estão a agilidade na prestação de contas, evitando questionamentos desnecessários dos condôminos. Além disso, o síndico passa mais segurança e transparência.
As administradoras de condomínios tem a contabilidade no seu escopo de trabalho. Essas empresas podem ser consideradas o “porto seguro” do síndico.
Mesmo assim, o síndico deve ter um conhecimento mínimo de contabilidade do condomínio. É preciso ficar atento às principais questões que envolvem essa prestação de contas. Para começar, é preciso organizar a documentação necessária para enviar ao contador. No decorrer do serviço, deve cobrar das administradoras que a contabilidade seja feita de forma correta. Nas assembleias, deve comunicar aos condôminos sobre as atividades realizadas.
O que envolve a contabilidade do condomínio?
É preciso prestar contas sobre as questões trabalhistas (folha de pagamento, contribuições, admissões e demissões), as contratações de serviços, as compras, além das obrigações contábeis e fiscais.
Que regras se aplicam à contabilidade do condomínio?
São as mesmas aplicadas às entidades sem fins lucrativos, como associações de classe, instituições religiosas, sindicatos, clubes esportivos, entre outros.
Quais documentos precisam ser reunidos para apresentar ao contador?
Para a contabilidade do condomínio, o síndico deve organizar os documentos relacionados às finanças, como receitas, despesas e investimentos. Veja alguns exemplos:
- boletos bancários das taxas condominiais;
- registros das obrigações trabalhistas, como atualização da carteira de trabalho, rescisões, admissões e demissões, férias, afastamentos, etc;
- guias de recolhimento de impostos e contribuições (INSS, FGTS, ISS, IRRF, PIS);
- orçamentos e notas fiscais;
- livros contábeis e livro caixa;
- prestações de contas mensais e anuais
Como os condôminos podem acompanhar a contabilidade do condomínio
Os condôminos, maiores interessados na lisura desses processos, devem acompanhar a prestação de contas do síndico nas assembleias. As administradoras podem ajudar nisso, convocando e conduzindo as assembleias, fazendo a pauta e redigindo a ata.
Uma das piores consequências de uma contabilidade do condomínio feita de forma amadora é a brecha que abre para a ocorrência de fraudes. Entre as mais comuns, estão:
- cobrança de valores acima do mercado por produtos e serviços;
- pagamento de propinas;
- emissão de notas fiscais frias;
- emissão de recibos falsos.
Claro que nenhum síndico quer correr o risco de se envolver nessas irregularidades. Então vale ter um controle minucioso da prestação de contas, tanto da parte dos administradores, quando dos diretores, conselheiros fiscais e moradores de forma geral.
Dicas para o síndico se organizar na contabilidade do condomínio
Ter experiência administrativa ou buscar capacitação é uma boa dica para o síndico evitar problemas na contabilidade do condomínio. Entender de recursos financeiros, humanos e gestão de uma empresa são conhecimentos desejáveis. Vamos ver mais dicas a seguir:
- Organize-se. Escolha um dia para tratar de cada assunto. Por exemplo: separe a segunda e a terça-feira para falar com fornecedores.
- Dedique-se. Reserve um tempo para ver as ocorrências do condomínio. É dever do síndico fazer com que seja cumprido o regimento interno.
- Atualize-se. É preciso estar atualizado com as questões jurídicas. No caso do descumprimento do regimento interno, é possível emitir uma notificação extrajudicial ou até judicial. Quando necessária, a multa deve ser cobrada na taxa condominial.
Um detalhe importante: a contratação de um contador ou administradora deve ser aprovada em assembleia. Mas mesmo se for terceirizada para uma administradora, a contabilidade do condomínio continua sendo de responsabilidade do síndico, que deve fiscalizar e acompanhar a prestação de contas.
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