Não é exagero comparar a gestão de um condomínio com a de uma empresa. A legislação prevê uma série de obrigações ao síndico, o que exige desse profissional ter conhecimento em áreas muito diversas. São temas que vão desde a gestão de pessoas, contabilidade, segurança, entre outros. O síndico tem de estar preparado, mas para facilitar seu dia a dia, pode contar com o apoio das administradoras de condomínio na organização de suas tarefas.

A contratação de uma administradora não substitui o papel do síndico. Ao contrário, ela existe para dar suporte ao profissional que administra o prédio. Funciona como o braço direito do síndico, o porto seguro onde o gestor vai buscar referências de soluções e contar com a prestação de serviços específicos. A grande vantagem dessa parceria é reduzir ao máximo a possibilidade de erros em questões legais, contábeis e fiscais.

Principais serviços das administradoras de condomínio

As principais áreas em que as empresas administradoras de condomínio podem ajudar a gestão do síndico são: administrativa, financeira e gestão de recursos humanos. Vamos detalhar cada uma delas:

Gestão administrativa

• Gerenciar e atualizar os documentos do condomínio, inclusive fazer entregas de papéis e correspondências;
• Controlar e atualizar os cadastros dos moradores;
• Fazer a convocação de assembleias e outros comunicados;
• Emitir segunda via de boletos da taxa condominial;
• Realizar orçamentos de obras e serviços para o condomínio;
• Intermediar a gestão de conflitos relacionados à administração;
• Prestar assessoria sobre manutenção;
• Representar o condomínio frente aos órgãos públicos e outras instituições.

Outra atividade que as administradoras de condomínio podem realizar é a organização das assembleias. As empresas elaboram a pauta, fazem a redação da ata e registram-na em cartório.

Em relação à segurança, as administradoras de condomínio têm condições de gerenciar a contratação e a renovação do seguro da edificação. Fazer o seguro é obrigatório por lei e evita um grande prejuízo em caso de incêndio ou desastres naturais, por exemplo.

Ainda no quesito segurança, as administradoras de condomínio auxiliam na checagem dos prazos de vencimento de equipamentos previstos em normas técnicas, como as da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) e as do Ministério do Trabalho (NBR).

Os gastos que envolvem as áreas comuns também podem ser geridos pelas administradoras de condomínios. Se existe um valor para uso do salão de festas, por exemplo, as empresas fazem essa cobrança. Além disso, emitem relatórios de consumo de água, gás e energia elétrica.

Por fim, mas não menos importante, as administradoras de condomínios fazem a gestão de todos os contratos que envolvem o CNPJ do prédio.

Gestão financeira

Prestar contas aos condôminos é obrigação do síndico, mas nem sempre esse gestor tem conhecimentos profundos em contabilidade. A legislação não obriga a contratação de um contador para a prestação de contas, mas contar com o apoio das administradoras de condomínio pode reduzir problemas como relatórios incompletos ou até mesmo fraudes.

Veja quais os serviços que as administradoras de condomínio oferecem em relação à gestão financeira:

• Previsão orçamentária;
• Assessoria contábil;
• Consultoria fiscal, tributária e trabalhista;
• Balancete e a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE);
• Cobrança de taxas dos condôminos, sejam fixas ou extras;
• Emissão de boletos;
• Demonstrativo de receitas e despesas de cada apartamento;
• Gestão das contas a pagar e receber;
• Relatórios fiscais, contábeis e de pessoal;
• Rateio das despesas;
• Emitir certidões negativas de débitos do condomínio;
• Prestação de contas mensais;
• Controle da conta bancária.

A cobrança dos condôminos inadimplentes é uma das atribuições das administradoras de condomínio. Um serviço que essas empresas podem oferecer como um diferencial é a cobrança garantida. Funciona da seguinte forma: quando um condômino está inadimplente, a administradora garante que esse valor entre no caixa do condomínio para não prejudicar os demais proprietários. Para prestar essa facilidade, é praxe a cobrança de uma taxa extra mensal.

Gestão de pessoas

Contratar, treinar e demitir profissionais são atividades complexas e delicadas. O síndico deve liderar esse processo, mas o acompanhamento pormenorizado dessas questões consome um tempo considerável do gestor. É aí que as administradoras de condomínio entram como grandes apoiadoras. Veja o que elas podem oferecer:

• Recrutamento e seleção de funcionários;
• Atualização de registro na carteira de trabalho;
• Treinamento de pessoas;
• Gestão de rotinas, horários e escalas de trabalho;
• Gestão da folha de pagamento;
• Procedimentos de demissão;
• Emissão de declarações;
• Garantia de direitos trabalhistas.

Um outro diferencial que as administradoras de condomínios podem oferecer é a assessoria jurídica. É um valioso suporte para o síndico, uma vez que a legislação condominial é bem extensa e sujeita a interpretações. Também é um serviço que se cobra à parte, na maioria dos casos.

As administradoras de condomínio são aliadas importantes do síndico. São empresas que prestam serviços de gestão administrativa, financeira e de pessoas, ajudando o síndico a cumprir com suas obrigações previstas em lei.

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