Morar em condomínio é opção de muitos brasileiros, especialmente aqueles que vivem em grandes cidades. Os motivos que levam à escolha desse tipo de moradia são diversos, e a segurança certamente aparece entre eles. Viver de maneira tão próxima a outras famílias exige certo nível de tolerância e regras que precisam ser estabelecidas e seguidas por todos. Nesse contexto, a figura do síndico tem o propósito essencial de estabelecer diretrizes, mediar conflitos e tomar decisões em curto, médio e longo prazos para se ter um condomínio ideal.

O surgimento de novas tecnologias que atendem às necessidades de controle de acesso e redes também demanda do síndico um trabalho constante de pesquisa de informações e planejamento. Estar atento às necessidades de moradores e agir para que o local se torne cada vez mais confortável e seguro para todos não é uma tarefa simples. Para auxiliar o síndico na gestão do condomínio, separamos as melhores práticas para a área.

Antes de começarmos a descrever o passo a passo para transformar o condomínio em um espaço ideal para quem vive e trabalha nele, é preciso deixar claro que não existe um modelo único. Cada local possui necessidades específicas relacionadas ao tipo de estrutura física, ao número de condôminos, à localização e ao perfil dos moradores.

O que é comum para todos é a capacidade de organização e o profissionalismo que o síndico precisa ter na administração do local. Seja ele grande ou pequeno, um condomínio organizado passa a sensação de segurança e conforto para quem nele reside ou trabalha. A organização é um elemento fundamental para a harmonia de forma geral.
A seguir, elencamos os 3 passos para atingir esse nível de organização e tornar o condomínio o espaço ideal:

Passo 1 — Elaboração de regras e manuais diversos

Estabelecer regras que sejam transparentes e claras é essencial para a o bom funcionamento de um condomínio. Se todos os moradores participam constantemente da formulação de normas e manuais e estão cientes de sua importância, fica mais fácil manter a ordem. Porém, sabemos que nem sempre é fácil engajar pessoas a participarem de assembleias, reuniões ou grupos de trabalho para a criação de manuais. Isso não deve ser motivo para desistir de tomar decisões de forma conjunta e democrática.

Reflita sobre os seguintes aspectos:

• O condomínio tem regras bem definidas e documentadas no regimento interno?
• Essas regras estão claras para todos os moradores?
• Quando um morador novo chega, como essas regras são repassadas a ele?
• A administração do condomínio está 100% disposta a engajar os moradores a participarem ativamente das decisões?

DICA: caso esteja difícil engajar pessoas ou encontrar um horário ideal para a participação de todos, tente dividir a tarefa em partes. Crie, por exemplo, pequenos grupos de trabalho, levante algumas pautas, elabore algumas propostas e, só depois, coloque em votação para todos. Em locais pequenos, grupos de WhatsApp podem funcionar para colher opiniões. Em locais onde há grande número de pessoas, experimente criar um formulário de enquete online e mandá-lo para o e-mail dos condôminos estimulando que todos o preencham. É uma maneira simples e prática de garantir que todos participem da elaboração de regras e estejam cientes do que vai ser estabelecido dentro do condomínio.

O manual de segurança do condomínio, por exemplo, é o documento que traz o conjunto de regras e procedimentos básicos para que todos que residem no local estejam seguros. Para que essas normas funcionem, é necessário que todos os moradores, sem exceção, as conheçam. Caso apenas um deles não cumpra alguma exigência relacionada à segurança, por exemplo, pode deixar uma brecha para a ação de pessoas mal intencionadas, colocando a segurança de todos em risco.

Reavaliar constantemente as regras e atualizá-las, se necessário, também é fundamental para se chegar ao condomínio ideal. As regras existentes devem possibilitar que a administração gerencie de forma eficaz conflitos atuais. Ter um canal de comunicação por meio do qual o morador possa se manifestar livremente pode ser útil para avaliar se quem vive o dia a dia do condomínio recebeu bem as ações que foram pensadas para o condomínio. Manter uma caixa física de sugestões, ou mesmo ter um sistema online formal para receber sugestões e reclamações também pode ser uma boa ideia.

Passo 2 — Otimização de sistemas de segurança

A partir do desenho de regras bem definidas e da certeza de que todos estão cientes de suas responsabilidades, direitos e deveres dentro do condomínio, é preciso monitorar e fiscalizar. Afinal, não só moradores circulam pelas áreas comuns: visitantes, entregadores e prestadores de serviço também podem abrir brechas de segurança que acabem gerando situações indesejadas.

Reflita sobre a eficiência dos sistemas de segurança existentes atualmente no condomínio, considerando os seguintes pontos:

• É possível ter noção exata de quem entra e quem sai?
• Em casos de brechas de segurança, é possível identificar qual morador ou funcionário foi o responsável?
• Há algum investimento ou reparo urgente que afete a segurança e deva ser colocado no topo da lista de prioridades?

DICA: investir em sistemas de monitoramento que funcionem 24 horas por dia. Além de trazerem mais segurança, tais sistemas também têm potencial de gerar economia de recursos. Em um condomínio com 50 apartamentos, por exemplo, o gasto mensal de uma portaria 24 horas operada por funcionários é de aproximadamente R$ 20 mil. Esse custo cai em até 70% quando um sistema integrado de tecnologia de controle de acesso é instalado.

Conhecer com exatidão a movimentação de todos os condôminos dentro do local e ter o registro dessa movimentação também é interessante para a segurança do local. Senhas individuais, tags, controladores de acesso e dispositivos que identificam impressões digitais são algumas formas de ter controle sobre essa movimentação. Isso é importante para compreender e investigar erros quando uma brecha de segurança ocorre e corrigi-los para que no futuro não se repitam.

Ter cadastros detalhados de moradores, placas, visitantes e entregadores, bem como câmeras de segurança que possam identificá-los também pode ajudar. O sistema de monitoramento por câmeras, quando eficiente, é capaz de manter registros consistentes e auxiliar na segurança do condomínio.

Reavaliar sistemas de segurança e monitoramento ultrapassados também deve ser uma prática constante. Os próprios dispositivos mudaram ao longo do tempo. Os antigos alarmes e detectores de incêndio, por exemplo, ganharam cara nova e hoje têm funcionamento muito mais eficaz, como veremos mais detalhadamente no tópico 3. Tecnologias disponíveis, mais abaixo.

Passo 3 – Revisão periódica de tecnologias e planejamento de longo prazo

Um erro comum de síndicos de condomínios pequenos ou mais antigos é pensarem que as novas tecnologias não servem para eles ou que serão caras demais para o padrão dos condôminos. É claro que, como mencionamos no início do texto, sempre há uma solução ideal para cada condomínio. Porém, isso não quer dizer que o condomínio deva ficar parado no tempo ou contentar-se com um nível baixo de segurança por falta de zelo ou planejamento.

Coloque no papel:

• Quais são as principais fragilidades do condomínio hoje?
• Qual seria a estrutura ideal para o condomínio (em relação a segurança, controle de acessos, redes e tecnologia de forma geral)?
• Coloque em ordem de prioridade;
• Faça orçamento e descubra quanto custa;
• Comece a planejar e junte recursos para a realização dessas melhorias pensando no médio e longo prazos.

DICA: mostrar para os condôminos que você se preocupa com a segurança e com estrutura do imóvel é fundamental. Apresente orçamentos e planos de forma clara e objetiva; mostre onde é possível chegar. Se as ideias ficarem apenas na cabeça do síndico jamais serão realizadas.

Os benefícios proporcionados pela instalação ou atualização de um circuito fechado de TV (CFTV) são um bom exemplo de como o planejamento a longo prazo faz diferença. Sabe-se que o investimento inicial é expressivo, mas compensa rapidamente. Porém, se a administração não programar os recursos para a instalação e não colocar a proposta em pauta, a ideia nunca sairá do papel.

No caso de atualização do sistema, há equipamentos com resolução de imagem bastante eficiente, que permitem a identificação muito mais eficaz de invasores, por exemplo. Programar a mudança de um sistema antigo para um com alta resolução é fundamental para evitar que problemas não sejam solucionados pela falta de nitidez das imagens.

Não existe fórmula perfeita para o condomínio ideal

O condomínio ideal é aquele que tem regras que levam em conta suas singularidades. Encontrar uma fórmula perfeita é impossível. Por isso, o administrador que deseja ser eficaz em suas ações tem o trabalho constante de mensurar demandas, realizar propostas e executar melhorias.

No que diz respeito à segurança, as regras precisam estar claras e as tecnologias devem ser constantemente atualizadas. Caso contrário, o condomínio pode ficar parado no tempo e vulnerável à ação de intrusos. Tecnologias cada vez mais avançadas e acessíveis para todos os tipos de público já estão no mercado e precisam ser levadas em conta. No entanto, se o síndico não conhecê-las e não planejar mudanças, elas nunca irão ocorrer.

Incentivar moradores a participem das decisões também é fundamental. Quanto mais democráticas forem, maiores as chances de engajá-los no futuro e obter êxito. Novos moradores também precisam entender a dinâmica do condomínio e ser capazes de incorporar facilmente as regras, que precisam estar claras e documentadas.

Na prática, um condomínio funciona quase como uma empresa: sem planejamento e gestão consciente, os problemas e conflitos ocorrem com mais frequência. Esteja sempre atualizado e seja transparente em suas ações!

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